Le processus d’amélioration continue est une option intéressante pour améliorer les services, les produits ou les méthodes de gestion d’une organisation.
L’amélioration continue… plus précisément
Il s’agit d’un processus de changement progressif et/ou perpétuel, visant à optimiser l’efficacité des opérations au sein d’une organisation. Il peut s’agir d’améliorations mineures qui peuvent être apportées à intervalles réguliers ou d’un ensemble d’ajustements qui peuvent être appliqués à l’ensemble d’un système. Un plan d’action peut être conçu comme une série d’étapes pour une ou plusieurs équipes.
Ce processus d’amélioration continue peut devenir multifonctionnel, par exemple lorsqu’il concerne différents systèmes de gestion (gestion de la qualité, gestion des ressources humaines, gestion de programmes ou de projets, etc.) La praticité, l’efficacité et la flexibilité des opérations sont des aspects qui doivent être constamment réévalués et, si nécessaire, améliorés. Et pour cela, il faudra utiliser des outils qui pourront booster ces aspects.
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5 façons d’intégrer l’amélioration continue dans votre organisation
1. Mettre en œuvre la méthode Kaizen
Le terme vient de « kai », un mot japonais qui signifie changement, et de « zen », qui fait référence à ce qui est bon et amélioré. La méthode kaizen management est devenue populaire après la publication du livre d’Imai Mazaaki « La clé de la compétitivité japonaise ». Son principal objectif est de maximiser la productivité et l’efficacité. Les principes qui sous-tendent cette méthode sont les suivants :
- L’auto-évaluation du processus,
- L’utilisation des compétences existantes,
- L’efficacité (par la réduction et l’élimination des opérations inefficaces),
- L’importance du changement progressif, qui met l’accent sur de petits changements positifs continus plutôt que sur une grande réussite.
2. Utiliser la méthode des 5 S
Cette autre solution, également d’origine japonaise, repose sur 5 principes : trier, ranger, réparer, ordonner et être rigoureux. En japonais, chacun de ces termes commence par la lettre « S ». Cette méthode vise à minimiser les pertes de données, le désordre, les dommages ou les accidents du travail dans une organisation. La méthode des 5 S doit être planifiée et faire l’objet d’un suivi constant pour s’assurer que ses règles sont respectées. Elle a l’avantage d’améliorer les conditions de travail ainsi que la productivité.
3. La mise en œuvre du Lean Management
Inspirée des méthodes mentionnées ci-dessus, mais plus proche du modèle industriel américain, la méthode Lean vise tout d’abord à éliminer le superflu et le gaspillage dans chacune des opérations de l’entreprise. Pour atteindre cet objectif, des aspects tels que les surcharges inutiles, les latences, la surproduction sont pris en compte et analysés à travers une cartographie des processus et une estimation de leur valeur ajoutée. Les corrections de ces déficiences doivent être apportées sans délai afin de parvenir à une amélioration continue.
4. Optimiser avec la méthode PDCA
Cette approche américaine est née dans les années 1950 sous le nom de Plan Do Check Act (aujourd’hui PDCA). Basée sur la roue de Deming, un ensemble de mesures visant à l’amélioration continue définies par des indicateurs, elle comporte quatre étapes de réalisation :
- Analyse de la situation à améliorer et/ou des problèmes à résoudre ;
- Mise en œuvre d’une solution basée sur des expériences, des améliorations et des approches dérivées ;
- L’évaluation concrète des résultats obtenus
- L’identification des aspects à corriger et de l’origine des erreurs ou des déficiences constatées.
L’utilisation judicieuse des compétences, l’augmentation de la productivité et la satisfaction du personnel et de la direction sont les objectifs visés.
5. Fixer des objectifs SMART
Cette approche, à la fois qualitative et quantitative, vise à définir des objectifs basés sur des indicateurs précis à chaque étape de la production et de l’exécution d’un projet. L’utilisation d’indicateurs est devenue très courante en gestion et en marketing, notamment parce qu’elle permet d’identifier et d’éviter les problèmes dès le départ. Pour assurer le succès de la démarche, il faut toutefois que la nature des objectifs visés soit spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et définie dans le temps.